در این بخش به سوالات متداول درباره آسان‌ثبت پاسخ می‌دهیم.
**نیازهای اولیه و خدمات اصلی**
* آسان‌ثبت برای پاسخ به چه نیازهایی ایجاد شد؟
* مهم‌ترین خدماتی که ارائه می‌دهید چیست؟
* لطفاً این ۲۵ خدمت را نام ببرید و توضیح دهید هرکدام برای مشتریان چه کاری انجام می‌دهند.
**پشتیبانی و ارتباط با مشتری**
* پشتیبانی از مشتریان به چه شکل است؟
* چگونه با کاربران خود در تماس هستید؟
**دلایل انتخاب و مزیت‌های رقابتی**
* چرا کسب‌وکارها باید خدمات شما را انتخاب کنند؟
* چه چیزی شما را در بازار خدمات ثبتی و مالیاتی متمایز می‌کند و ارزش اضافه ایجاد می‌نماید؟
* با توجه به این شرایط، آیا می‌توان گفت که سرعت بررسی اطلاعات و پیشبرد امور نیز یک چالش مهم بوده است؟
**تجربه شخصی و توسعه کسب‌وکار**
* اگر به گذشته برگردید، آیا دوباره همین مسیر را انتخاب می‌کنید؟ دلیل آن چیست؟
* برای توسعه کسب‌وکار، از سرمایه‌گذار استفاده کردید یا با سرمایه شخصی پیش رفته‌اید؟
**چشم‌انداز آینده و بازار رقابتی**
* مسیر پیش روی آسان‌ثبت را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
* فضای رقابت و امکان رشد در حوزه خدمات ثبتی، حقوقی و مالیاتی را چطور تحلیل می‌کنید؟
* آیا آسان‌ثبت را یک بازیگر اصلی در بازار خدمات ثبتی و مالیاتی می‌دانید؟
**نوآوری و چالش‌ها**
* در زمینه‌های تثبیت‌شده‌ای مانند «ثبت برند» و «ثبت شرکت»، چگونه روش‌های نوآورانه‌ای به کار گرفته‌اید؟
* تا به حال با چه مشکلات و ریسک‌هایی در حوزه کاری خود روبرو شده‌اید؟
به عنوان سؤال اول «آسان‌ثبت» براساس پاسخ به چه نیازهایی شکل گرفته است؟
خاکبازان: «بازار امروز به تغییر در روش‌های بازاریابی و ارائه خدمات نیاز دارد». از آنجا که خدمات ثبتی و حقوقی باید بهتر، سریع‌تر و کامل‌تر ارائه شوند، می‌توان گفت که کنار گذاشتن روش‌های قدیمی به دلیل محدودیت‌های زیاد آنها و همچنین نیاز به گردآوری و ساماندهی حجم انبوهی از اطلاعات مشتریان برای ارائه خدمات بهینه و مبتنی بر فناوری، باعث شد تا «آسان ثبت» راه‌اندازی شود.
مهم‌ترین خدماتی که آسان‌ثبت ارائه می‌دهد، چیست؟
خاکبازان: اصلی‌ترین فعالیت‌های ما، پردازش اطلاعات شرکت‌ها و ارائه خدمات اینترنتی به آن‌هاست. کار ما در ابتدا با دو یا سه سرویس محدود شروع شد و نخستین خدماتی که به شکل آنلاین ارائه می‌دادیم، شامل ثبت شرکت، ثبت علامت تجاری و اعمال تغییرات در شرکت بود. امروز اما نزدیک به ۲۵ خدمت مختلف را از طریق وب‌سایت و اپلیکیشن در دسترس مشتریان قرار داده‌ایم.
این 25خدمت دقیقا چه هستند؟ این خدمات را برای مخاطب معرفی کنید و بفرمایید عموما چه کاری برای مشتریان انجام می‌دهید.
خدمات ما در مجموعه، از نوع همکاری بین کسب‌وکارهاست؛ به این معنا که خدماتمان را مستقیماً به صاحبان شرکت‌ها و بیزینس‌ها ارائه می‌دهیم. هر آنچه برای رسمی‌شدن و قانونی‌کردن یک کسب‌وکار لازم است، در بستر آنلاین ما در دسترس است؛ از مرحله ثبت و تشکیل شخصیت حقوقی گرفته تا انواع تغییرات بعدی، نیازهای حقوقی، امور ثبتی و مالیاتی و حتی انحلال شرکت و خاتمه کار آن.
یکی از مزیت‌های رقابتی آسان‌ثبت، فرایندهای منظم و سیستماتیک و همچنین ارتباط مداوم و لحظه‌ای تیم پشتیبانی با کاربران است. کیفیت بالای خدمات ما باعث شده مشتریان، آسان‌ثبت را به عنوان مدیر امور ثبتی و حقوقی مجموعه خود انتخاب کنند. این انتخاب یعنی دیگر کسب‌وکارها نیازی نیست نگران عدم آگاهی از قوانین، انجام ندادن اقدامات ضروری یا جریمه‌های ناشی از تأخیر در امور ثبتی و حقوقی باشند. ما از ابتدا مسئولیت آموزش، مدیریت، شناسایی موارد لازم، یادآوری deadlines، ثبت و پیگیری تمام این امور را بر عهده می‌گیریم.
پشتیبانی برای مشتریان به چه صورت است؟ چطور با کاربران خود ارتباط برقرار می‌کنید؟
در بخش خدمات به مشتریان، ما امکانات چت زنده و یک مرکز تماس راه‌اندازی کرده‌ایم. این مرکز تماس، در تمام روزهای کاری پاسخگوی سوالات مشتریان است.
علاوه بر این، در وب‌سایت ما یک پنل مخصوص برای مشتریان وجود دارد که از طریق آن می‌توانند روند پرونده خود را پیگیری کنند، به مدارک ارسالی خود دسترسی داشته و در صورت نیاز، مدارک جدیدی را اضافه کنند. همچنین این امکان برایشان فراهم است که برای کارشناسان ما تیکت ارسال کنند.
چت آنلاین سایت نیز هر روز از صبح تا حدود ساعت ۸ شب در دسترس بازدیدکنندگان است.
این را هم اضافه کنم که باشگاه مشتریان آسان‌ثبت تا قبل از مهرماه فعال خواهد شد.
در ادامه، برای ارتقای دانش مشتریان و افزایش آگاهی بازار درباره قوانین و باید و نبایدهای کسب‌وکار، دو سایت آکادمی آسان‌ثبت و آسان‌نیوز را ایجاد کرده‌ایم. محتوای این پایگاه‌ها به صورت روزانه و هفتگی، با توجه به آخرین اخبار، قوانین و بخشنامه‌ها به‌روزرسانی می‌شود.
هر کاربر در پنل خود می‌تواند از اخبار و اطلاعیه‌های مرتبط با نیاز خود مطلع شود و از سردرگمی‌های معمول در این زمینه جلوگیری کند.
چرا شرکت‌ها باید از خدمات شما استفاده کنند؟
شرکت خاکبازان به عنوان پلی بین سازمان‌های دولتی و صاحبان کسب‌وکارها عمل می‌کند. خدمات ما تخصصی است و برای استفاده از آنها، نیاز به راهنمایی و مشاوره دارید. از آنجا که شیوهٔ کار هر نهاد دولتی متفاوت است و مقررات آنها دائماً در حال تغییر است، ما کار را برای شما شفاف و آسان می‌کنیم.
به عبارت دیگر، ما با فرآیندهای اداری و تغییرات آنها آشنا هستیم و به شما دقیقاً می‌گوییم که در هر مرحله چه کاری و در چه زمانی باید انجام دهید. در نتیجه، شما به جای سردرگمی میان چندین سازمان، فقط با یک مجموعه — آسان‌ثبت — در ارتباط خواهید بود.
خدماتی مانند استعلام روزنامه‌های رسمی، ثبت‌نام مالیاتی، ثبت ارزش افزوده، تأیید اعتبار هیئت مدیره و بازرس، دریافت پلمپ دفاتر و بسیاری از کارهای دیگر در یک سامانهٔ واحد گردآوری شده است. شرکت‌ها به راحتی می‌توانند به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند و وظایفشان را به موقع انجام دهند.
در ادامهٔ صحبت‌های آقای خاکبازان باید اضافه کنم که برون‌سپاری این امور برای شرکت‌ها، به صرفه‌تر از استخدام مشاور یا ایجاد واحد حقوقی و مجامع است. ما این خدمات را در قالب «دستیار ثبتی و مالیاتی» ارائه می‌دهیم.
وجه تمایز و ارزش‌آفرینی شما در بازار خدمات ثبتی و مالیاتی چیست؟
پیش از راه‌اندازی آسان‌ثبت، خدمات آنلاین در زمینه‌ی ثبت و مالیات وجود نداشت. ارائه‌ی این خدمات به صورت اینترنتی و با کمک فناوری‌های پیشرفته، داده‌های بزرگ و هوش مصنوعی، تحول بزرگی در بازار سنتی این حوزه ایجاد کرد. ما همچنین روش نوین و علمی برای تعیین قیمت‌ها ابداع کردیم؛ در حالی که پیش از این، قیمت‌گذاری خدمات ثبتی قاعده‌ی مشخصی نداشت. این نوآوری‌ها باعث شد مشتریان بتوانند در هر ساعتی از شبانه‌روز، خدمات آنلاین با قیمت معین دریافت کنند و به این ترتیب، فضای کلی بازار، فرهنگ حاکم بر آن و شیوه‌ی ارائه خدمات دگرگون شد. این‌ها از جمله دستاوردهای ارزشمند آسان‌ثبت هستند.
این را هم بگویم که در آسان‌ثبت، تمرکز بر رضایت مشتری بود و این رویکرد باعث جذب تعداد بیشتری از مشتریان شد. در طول این چند سال، بیش از ۱۰۰ هزار درخواست ثبت آنلاین و حدود ۴۰ هزار مشتری داشته‌ایم. رسیدن به چنین ارقامی در روش‌های سنتی ممکن نبود و آنچه این موفقیت را در زمان کوتاهی میسر کرد، استفاده از داده‌های بزرگ و هوش مصنوعی در حوزه‌های بازاریابی و فرآیندهای داخلی بود.
با این شرایط می‌توانیم بگوییم چالش سرعت بررسی اطلاعات و روند انجام کارها هم مطرح بوده است؟
بله. فرآیند بررسی پرونده شرکت‌ها همیشه مسئله‌ی پیچیده‌ای بوده است. ما در آسان‌ثبت تلاش کردیم با بهتر کردن استفاده از نیروی انسانی، مدیریت زمان و سریع‌تر کردن کارها، این مشکل را حل کنیم. علاوه بر این، با صحبت و مشورت با نهادهای نظارتی و همچنین با ارسال پرونده‌های کاملاً دقیق و بدون اشکال برای بررسی نهایی، بر این چالش غلبه کردیم.
رسیدن به چنین نتایج عددی بالا کار ساده‌ای نیست و در عین حال، حفظ کردن کیفیت کار نیز بسیار مهم است. شما چطور این دو موضوع (کمیت و کیفیت) را با هم پیش برده‌اید؟
در شرکت ما، استفاده از فناوری دقیقاً برای پاسخ به همین هدف بوده است؛ یعنی افزایش حجم کار بدون کاهش کیفیت آن. ما با طراحی یک ربات نرم‌افزاری و یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) توانستیم سرعت انجام کارها را به بالاترین حد برسانیم. تمام کارهایی که در 10 روز پایانی اسفند سال گذشته انجام شد، با کمک همین نرم‌افزار بود. برای نمونه، یک کارمند برای نوشتن صورتجلسه انحلال یک شرکت، به حدود 1 تا 2 ساعت زمان نیاز دارد و احتمال خطا نیز زیاد است. اما با این نرم‌افزار و با استفاده از اطلاعاتی که از مشتری ذخیره شده، همین صورتجلسه در تنها 30 ثانیه و با خطای صفر درصد آماده می‌شود. یا به عنوان نمونه دیگر، با به کارگیری این روش‌های جدید، ما در یک ماه، 350 درخواست انحلال شرکت را انجام دادیم.
با همه این شرایط، اگر به عقب باز‌گردید، دوباره این مسیر را انتخاب می‌کنید؟چرا؟
قطعاً.
قطعاً، چون وقتی که «آسان‌ثبت» پا گرفت، نیاز به آن به وضوح احساس می‌شد. مخصوصاً با همه‌گیری کرونا، خیلی از رقبای ما که روش‌های قدیمی را دنبال می‌کردند، مجبور به تعطیلی کارشان شدند. اما ما از این فرصت استفاده کردیم و در همان دوران به موفقیت چشمگیری دست یافتیم.
برای رشد کسب‌وکارتان سرمایه جذب کردید یا با سرمایه شخصی پیش رفتید؟
ما در ابتدای راه، تصمیم گرفتیم با سرمایه شخصی خودمان کار را پیش ببریم و از جذب سرمایه‌گذار خودداری کردیم. این انتخاب، کاملاً آگاهانه بود. حالا اما به مرحله‌ای رسیده‌ایم که کسب‌وکارمان رشد خوبی داشته و ارزش آن برای سرمایه‌گذاران نیز آشکار شده است. به همین دلیل، در حال حاضر به دنبال جذب سرمایه هستیم.
مسیر توسعه آسان‌ثبت را چگونه می‌بینید؟
آسان‌ثبت در مسیر پیشرفت خود، قصد دارد سایر سامانه‌های مورد نیاز کسب‌وکارها در زمینه‌های ثبتی، حقوقی و مالیاتی را نیز راه‌اندازی کند. این کار با تکیه بر تجربه موفقیت‌آمیز سرویس‌های قبلی و بر اساس اولویت‌ها و نیازهای ضروری انجام خواهد شد. به عنوان نمونه می‌توان به سامانه‌های ثبت اختراع، ثبت شرکت‌های دانش‌بنیان، دریافت ای‌نماد، ارسال اظهارنامه مالیاتی و ارزش‌افزوده، ثبت شرکت‌های تعاونی، دریافت کارت بازرگانی، ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت و سایر ثبت‌نام‌های مشابه اشاره کرد. به این ترتیب، به زودی مشتریان خواهند توانست انجام این امور را نیز به ما واگذار کنند.
علاوه بر این، با توجه به تغییر قوانین مالیاتی برای شرکت‌ها و افراد، و از آنجا که بسیاری از مردم و حتی برخی کسب‌وکارها مانند استارتاپ‌ها از این قوانین آگاهی کافی ندارند، تصمیم گرفته‌ایم خدمات ویژه‌ای برای آموزش و همچنین مدیریت امور مالیاتی آنان ارائه دهیم.
ارائه خدمات ثبت شرکت در برخی کشورهای خارجی، از جمله کشورهای همسایه و اروپا، نیز در حال توسعه است. ما پیش از این به صورت غیرمتمرکز فعالیت کرده‌ایم و این تجربه را با افتتاح دفتر در شهرهای مختلف به دست آورده‌ایم. در دوران کرونا و با رواج دورکاری، سرعت هماهنگی ما با شیوه‌های کار غیرمتمرکز افزایش یافت. بر همین اساس، آسان‌ثبت امروز آماده است تا خدمات خود را به تمام کشورها گسترش دهد؛ زیرا دانش و تجربه متخصصان خود را ثبت و ذخیره کرده‌ایم و می‌توانیم این دانش را در کوتاه‌ترین زمان به کارشناسان جدید منتقل کنیم.
عرصه رقابت و رشد در حوزه ثبتی، حقوقی و مالیاتی را چطور برآورد می‌کنید؟
جعفری بیان کرد: نکته مهمی که در این زمینه وجود دارد، ولی معمولاً در بازار دیده نمی‌شود، آموزش درست و مشورت مناسب به مشتریان، ارائه خدمات به موقع و تعیین قیمت‌های معقول و متناسب با خدمت ارائه‌شده است. این موارد دغدغه اصلی ما بوده و نقطه قوت ما در رقابت با دیگران به شمار می‌رود.
وی افزود: اگر حامیان و دوستداران این حوزه، و حتی رقبا یا همکاران ما بخواهند سهم بیشتری از این بازار به دست آورند، می‌توانند با تکیه بر دانش فناورانه‌ی آسان‌ثبت، یک تیم بزرگ‌تر را همراه با ما تشکیل دهند.
آیا آسان‌ثبت را بازیگر اصلی بازار خدمات ثبتی و مالیاتی می‌دانید؟
علامه: در زمینه خدمات نوین مبتنی بر فناوری، بدون شک ما نقش اصلی را در بازار ایفا می‌کنیم؛ البته سابقه طولانی مؤسسه حقوقی ما نیز در این موفقیت بی‌تأثیر نبوده است. با توجه به اینکه استانداردهای ما مطابق با بازارهای جهانی است، قطعاً شرکت آسان‌ثبت، نقش محوری و هدایتگر این عرصه را دارد، زیرا کاملاً مطابق با دانش و فناوری روز پیش می‌رود.
خاکبازان: ما در حال ایجاد فضای جدیدی در بازار هستیم؛ به این معنا که هم موقعیت اصلی و هم رهبری بازار خدمات ثبتی، حقوقی و مالیاتی را برای آسان‌ثبت تضمین شده می‌دانیم.
شما روش ارائه خدمات به صورت آنلاین را رواج دادید. اما نکتۀ مهم این است که سازمان‌ها و نهادهای دولتی هنوز به روش‌های سنتی پایبند هستند. چگونه توانستید این روش جدید را در بین آنها نهادینه کنید؟ از دشواری‌های این مسیر برایمان بگویید.
علامه: دقیقاً همینطور است؛ هنوز هم کاغذ و امضای فیزیکی برای نهادهای دولتی اهمیت زیادی دارد و ما همچنان در تلاشیم تا این مسئله را برطرف کنیم. اما باید به این نکته هم توجه کنیم که در دو سال گذشته، با توجه به همه‌گیری کرونا و عوامل دیگر، نگرش آنها به حوزۀ فناوری اطلاعات تغییر کرده، با امضای الکترونیکی آشنا شده‌اند و به تدریج آن را پذیرفته‌اند. همچنین، پنجره واحد میان سازمان‌ها در حال گسترش است. به عنوان نمونه، سازمان ثبت شرکت‌ها که زیر نظر قوۀ قضاییه است، با سازمان امور مالیاتی که زیر نظر دولت فعالیت می‌کند، پنجره مشترکی ایجاد کرده‌اند و خدمات و اطلاعات را بین یکدیگر مبادله می‌کنند. به این ترتیب، اطلاعات مشتریان یکپارچه شده و دسترسی به آنها، چه برای سازمان‌ها و چه برای خود مشتریان، بسیار ساده‌تر شده است.
به طور خاص در «ثبت برند» و «ثبت شرکت» که بازار کهنه‌کاری است، چطور نوآورانه عمل کرده‌اید؟
بر اساس بررسی‌های انجام‌شده از بازار و تحلیل رقبا، مشخص شد که روش کاری در دو زمینه «ثبت برند» و «ثبت شرکت» همچنان به شکل سنتی انجام می‌شود. اما به دلیل سرعت عمل و انعطاف بالای استارتاپ ما، توانستیم بخش بازاریابی را از فرآیندهای اجرایی جدا کنیم. این جداسازی به ما امکان داد تا ضمن گسترش بازار و ایجاد فرصت‌های جدید، خدمات تازه‌ای را نیز به مشتریان ارائه دهیم.
تاکنون با چه چالش‌ها و ریسک‌هایی در حوزه کاری خود مواجه بوده‌اید؟
علامه: ما در کارمان عمدتاً با سه نوع مشکل روبرو بودیم. اول، مشکلاتی مربوط به فضای کسب‌وکار بود؛ از همان ابتدای ورود به بازار، با مسائلی مثل تغییر روش قدیمی ارتباط با مشتری و نحوه تعیین قیمت‌ها مواجه شدیم که حتی باعث اعتراض رقبا هم شد. ما صنف مشخصی نداریم که بتواند به عنوان یک نهاد مدنی، با رقبا و سازمان‌های مرتبط تعامل کند.
علاوه بر این، فرهنگ استفاده از خدمات آنلاین برای مردم تازگی داشت و خیلی با آن آشنا نبودند. اما مشکل سوم، به دیدگاه نهادهای حکومتی نسبت به روش کار ما و اساساً استارتاپ‌ها برمی‌گردد. اگرچه در این چند سال نگاه به استارتاپ‌ها و شرکت‌های دانش‌بنیان کمی تغییر کرده، اما هنوز سبک کاری و فرهنگ رفتاری استارتاپ‌ها به طور کامل پذیرفته نشده است. این مسئله در مورد کسب‌وکار ما، با توجه به مسائل حقوقی و قانونی، شدیدتر هم بود.
خاکبازان: ما پلتفرم‌های مشابه خودمان را در سایر کشورها بررسی کرده‌ایم و با چالش‌ها و راه حل‌های آنها آشنا هستیم. در این زمینه تفاوت‌های زیادی بین ایران و دیگر کشورها وجود دارد. در کشورهای دیگر، نهادهای حکومتی تسهیل‌گر بیشتری برای بخش خصوصی هستند و قوانین شفاف‌تری حاکم است؛ در حالی که در ایران، بسیاری از قوانین مربوط به خدمات دیجیتال، دارای ابهام هستند. البته این شرایط باعث شده تا برای حل این مشکلات، خلاقیت بیشتری به خرج دهیم، اما با این وجود، این کمبودها خود به یک چالش تبدیل می‌شوند.