گوگل قابلیت‌های جدید مبتنی بر هوش مصنوعی Gemini را به پلتفرم ویدیو کنفرانس خود، Google Meet، اضافه کرده است. این ویژگی که با نام‌هایی مانند “Take notes for me” (برایم یادداشت بردار) و “Ask Gemini” (از جمینای بپرس) شناخته می‌شود، به کاربران اجازه می‌دهد تا در حین برگزاری جلسه، خلاصه‌ای از بحث‌ها را دریافت کنند، سوال بپرسند و نکات کلیدی و موارد اقدام (Action Items) را به صورت خودکار استخراج کنند. این قابلیت برای مشترکین طرح‌های پولی Google Workspace در دسترس قرار می‌گیرد.
قابلیت‌های کلیدی:
در قرعه‌کشی بزرگ ما شرکت کنید!
فرصت طلایی برای برنده شدن در قرعه‌کشی ویژه
- خلاصه برای جاماندگان: اگر کاربری دیر به جلسه ملحق شود، می‌تواند خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده تا آن لحظه را دریافت کند.
- یادداشت‌برداری خودکار: جمینای به طور خودکار نکات مهم و تصمیمات گرفته شده را شناسایی و در یک فایل Google Docs سازماندهی می‌کند.
- خلاصه پس از جلسه: پس از پایان جلسه، خلاصه‌ای از گفتگوها به همراه موارد اقدام پیشنهادی به صورت خودکار برای شرکت‌کنندگان ارسال و به رویداد تقویم ضمیمه می‌شود.
بخش ۲: تحلیل پیمان امیدی (متخصص بهره‌وری و استراتژی محیط کار دیجیتال)
این قابلیت صرفاً یک ابزار جانبی برای راحتی کاربران نیست؛ بلکه یک تغییر بنیادین در ماهیت و ارزش جلسات آنلاین است.
۱. از “حضور” به “مشارکت”: تغییر پارادایم در جلسات: بزرگترین دشمن بهره‌وری در جلسات، تقسیم توجه بین گوش دادن، فکر کردن و یادداشت‌برداری است. گوگل با خودکارسازی فرآیند مستندسازی، در حال آزاد کردن گران‌بهاترین منبع شرکت‌کنندگان است: تمرکز. این کار به افراد اجازه می‌دهد تا از یک شرکت‌کننده منفعل که نگران از دست دادن نکات است، به یک مشارکت‌کننده فعال و خلاق تبدیل شوند. ارزش جلسه دیگر به حضور فیزیکی یا آنلاین نیست، بلکه به کیفیت مشارکت فکری است.
۲. “حافظه سازمانی” به عنوان یک سرویس (Organizational Memory as a Service): جلسات اغلب نقاط سیاهی در حافظه یک سازمان هستند؛ ایده‌ها و تصمیمات مهمی در آن‌ها مطرح و سپس فراموش می‌شوند. جمینای با تبدیل کردن هر مکالمه به یک سند ساختاریافته، قابل جستجو و قابل پیگیری، در حال ساختن یک “حافظه سازمانی” خودکار است. این کار دانش را از ذهن افراد به دارایی‌های شرکت منتقل می‌کند و مانع از دست رفتن اطلاعات مهم در گذر زمان می‌شود.
۳. داده، معیار جدید ارزیابی جلسات: با تحلیل خلاصه‌ها و موارد اقدام تولید شده توسط AI، مدیران می‌توانند برای اولین بار یک دید داده‌محور نسبت به کیفیت جلسات پیدا کنند. آیا جلسات ما منجر به تصمیمات و اقدامات مشخصی می‌شوند؟ کدام بحث‌ها بیشترین زمان را به خود اختصاص می‌دهند؟ این داده‌ها می‌توانند به بهینه‌سازی فرهنگ برگزاری جلسات در کل سازمان کمک کنند و جلسات بی‌هدف را به حداقل برسانند.
بخش ۳: راهکار عملی برای کسب‌وکارها و تیم‌ها
چگونه می‌توانیم از این قابلیت جدید بیشترین بهره را ببریم؟
- برای مدیران تیم: این ابزار را به عنوان بخشی از فرهنگ تیم خود نهادینه کنید. پس از هر جلسه، به جای پیگیری‌های پراکنده، سند تولید شده توسط جمینای را به عنوان تنها منبع حقیقت (Single Source of Truth) برای تصمیمات و وظایف تعریف کنید. این کار شفافیت را به شدت افزایش می‌دهد.
- برای کارمندان و اعضای تیم: از بار یادداشت‌برداری خلاص شوید و تمام تمرکز خود را روی گوش دادن فعال، پرسیدن سوالات عمیق‌تر و مشارکت در بحث بگذارید. نقش شما دیگر ثبت وقایع نیست، بلکه شکل دادن به آن است. به AI اعتماد کنید تا جزئیات را ثبت کند.
- برای مدیران سازمان: به این قابلیت به چشم یک سرمایه‌گذاری برای افزایش بهره‌وری کل سازمان نگاه کنید. با آزاد شدن هزاران ساعت کاری که صرف یادداشت‌برداری و مستندسازی می‌شد، کارکنان شما می‌توانند این زمان را روی کارهای خلاقانه و استراتژیک متمرکز کنند. این یک بازگشت سرمایه قابل توجه است.
نظر شما چیست؟ آیا خودکارسازی کامل مستندسازی جلسات، خطر بیش از حد راحت شدن و کاهش دقت انسانی در پیگیری وظایف را به همراه ندارد؟